Términos de Servicio

Prestador: GERENCIAL TIC S.A.S., NIT 900.771.980-5, domiciliada en Bogotá, D.C., Colombia, con dirección CR 10 53 80 AP 501.
Última actualización: 22 de octubre de 2026

Estos términos regulan el acceso y uso de la plataforma de GERENCIAL TIC S.A.S. por parte de las empresas que la contratan y de sus usuarios autorizados. Al conectar una cuenta, al aceptar una propuesta comercial o al usar la plataforma, el cliente y sus usuarios autorizados los aceptan. La propuesta comercial aceptada por el cliente prevalece sobre estos términos en lo que sea específico a precios, alcance y plazos.

1. Definiciones y objeto

• "El Prestador" o "GERENCIAL TIC S.A.S.": titular y operador de la plataforma en Colombia.
• "Cliente": persona jurídica o natural que contrata el servicio; actúa como Responsable del tratamiento de los datos de sus usuarios finales.
• "Usuario Autorizado": persona natural designada por el cliente para operar la plataforma (por ejemplo, administrador, agente humano o analista).
• "Usuario Final": persona que conversa con el cliente a través de un canal de mensajería conectado a la plataforma.
• "Canales": WhatsApp Business Platform, operado por Meta Platforms, Inc., y Telegram, operado por Telegram Messenger Inc.
• "Plataforma": el software, los agentes conversacionales, las integraciones y la documentación que GERENCIAL TIC S.A.S. pone a disposición del cliente.

GERENCIAL TIC S.A.S. presta una plataforma de agentes conversacionales que permite a empresas atender a sus clientes por los canales, integrando esas conversaciones con sus sistemas de gestión. La plataforma es una herramienta de asistencia: no reemplaza a los canales ni a los sistemas del cliente, y el cliente es responsable del contenido de sus mensajes y de las decisiones que tome con base en las conversaciones.

2. Cuentas, canales y credenciales

El cliente conecta su propia cuenta de WhatsApp Business mediante el registro insertado de Meta. **La cuenta de WhatsApp Business, el número telefónico, las plantillas y el portafolio comercial son propiedad del cliente.** Nuestro acceso es un permiso que el cliente otorga y puede revocar en cualquier momento desde la configuración de su portafolio, conservando su número, sus plantillas y su historial de facturación con Meta.

• El servicio está disponible solo para personas mayores de edad con capacidad para contratar, que actúen en nombre del cliente.
• El cliente custodia las credenciales de acceso a la plataforma, limita su uso a sus usuarios autorizados y responde por lo que ellos hagan.
• El cliente mantiene la verificación de su negocio ante Meta y la exactitud de la información de su cuenta.
• GERENCIAL TIC S.A.S. puede suspender el acceso por uso indebido o incumplimiento de estos términos, previo aviso salvo urgencia.
• GERENCIAL TIC S.A.S. no almacena contraseñas de Meta del cliente; los tokens de acceso que Meta emite se guardan cifrados, con el alcance mínimo que el cliente concede, y se eliminan al revocar el acceso.

3. Condiciones de Meta aplicables

El uso de WhatsApp Business Platform está sujeto a las condiciones que el cliente acepta directamente con Meta al conectar su cuenta, entre ellas las Condiciones de Meta para WhatsApp Business Platform, la Política de Mensajería Empresarial de WhatsApp y la Política de Comercio de WhatsApp. El cliente declara haberlas aceptado y se obliga a cumplirlas. Si Meta modifica esas condiciones, el cambio aplica al cliente desde la fecha que Meta disponga. Se prohíbe eludir las medidas técnicas o de autenticación de los canales.

4. Facturación y pagos

Meta factura directamente al cliente el consumo de conversaciones de WhatsApp. El cliente debe mantener un medio de pago vigente en su portafolio de Meta; sin él, Meta suspende el envío de mensajes y GERENCIAL TIC S.A.S. no puede evitarlo ni responde por esa suspensión.

GERENCIAL TIC S.A.S. factura por separado la licencia de plataforma, la implementación y el mantenimiento mensual, según la propuesta comercial aceptada. La facturación es en pesos colombianos (COP) y a los valores se suman los impuestos que correspondan. Las facturas se pagan dentro de los treinta (30) días siguientes a su emisión, salvo pacto distinto. En caso de mora superior a quince (15) días, GERENCIAL TIC S.A.S. puede suspender el servicio previo aviso con cinco (5) días hábiles de anticipación, sin perjuicio de los intereses de mora a la tasa máxima legal. Los periodos ya facturados no se reembolsan. La consultoría por horas, cuando se contrate, queda fuera del soporte estándar de la sección 7.

5. Obligaciones del cliente

• Obtener y conservar la autorización previa, expresa e informada de los usuarios que contacte por estos canales, y entregarla a GERENCIAL TIC S.A.S. cuando una autoridad o un titular la requiera.
• No cargar listas de contactos adquiridas de terceros ni contactar usuarios sin autorización previa.
• Atender las solicitudes de baja de forma inmediata y no volver a contactar a quien la haya pedido.
• Enviar mensajes publicitarios o comerciales únicamente por los canales que el consumidor haya autorizado, dentro de los horarios y con la periodicidad que fija la Ley 2300 de 2023, y verificar el Registro de Números Excluidos cuando aplique.
• Cumplir las condiciones y políticas de Meta señaladas en la sección 3, así como la normativa colombiana de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015) y de protección al consumidor (Ley 1480 de 2011), que rige sus relaciones directas con consumidores.
• Publicar su propia política de tratamiento de datos personales y responder las consultas y reclamos de los titulares en los términos legales.
• No usar la plataforma para contenido ilegal, engañoso, de acoso, de telemedicina ni para solicitar datos de tarjetas de pago o datos sensibles por el chat.
• Implementar controles internos para prevenir el acceso no autorizado, mantener conectividad suficiente y designar un contacto operativo.
• No sublicenciar, revender ni ceder el acceso a la plataforma; asumir los cargos por usuarios, números o canales adicionales según la propuesta comercial.
• Usar los canales formales de soporte y notificar sin demora cualquier acceso no autorizado.

El incumplimiento de estas obligaciones degrada la calificación de calidad del número y puede derivar en su restricción o bloqueo por parte de Meta, sin responsabilidad de GERENCIAL TIC S.A.S..

6. Tratamiento de datos personales (encargo de tratamiento)

Esta sección constituye el contrato de transmisión de datos personales entre el cliente, como Responsable del tratamiento, y GERENCIAL TIC S.A.S., como Encargado, en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015. Rige mientras GERENCIAL TIC S.A.S. trate datos por cuenta del cliente y prevalece sobre el resto de estos términos en materia de protección de datos.

A. Alcance. GERENCIAL TIC S.A.S. trata, por cuenta del cliente, los datos de los usuarios finales que conversan con él: número telefónico, nombre de perfil, contenido de los mensajes, metadatos de entrega y los datos que el usuario suministre en la conversación.

B. Instrucciones y fines. GERENCIAL TIC S.A.S. trata los datos únicamente conforme a las instrucciones documentadas del cliente, a su política de tratamiento y a las finalidades autorizadas por los titulares, para prestar el servicio, dar soporte y mantener la seguridad. Actividades: recibir, almacenar, enrutar y responder mensajes; integrar la información con los sistemas del cliente según su configuración; generar respuestas automatizadas cuando el cliente lo active; y producir métricas agregadas del servicio.

C. Seguridad y minimización. GERENCIAL TIC S.A.S. aplica cifrado en tránsito y en reposo, controles de acceso por rol, registro de eventos y custodia de credenciales en gestores de secretos, con las medidas descritas en su política de privacidad, y trata solo los datos necesarios para el servicio.

D. Confidencialidad. GERENCIAL TIC S.A.S. guarda confidencialidad sobre los datos personales, durante y después de la relación, y permite el acceso solo al personal que lo necesite para prestar el servicio.

E. Sub-encargados y ubicaciones. El cliente autoriza a GERENCIAL TIC S.A.S. a usar los proveedores de infraestructura (Hostinger y Supabase, Inc.), de canal (Meta y Telegram) y de modelos de lenguaje (OpenRouter, Inc.) descritos en nuestra política de privacidad, bajo contratos con obligaciones equivalentes de confidencialidad, seguridad y supresión, y manteniendo GERENCIAL TIC S.A.S. su responsabilidad frente al cliente. Informaremos con quince (15) días de anticipación cualquier cambio de proveedor que implique una nueva circulación internacional.

F. Circulación internacional. Las transmisiones a sub-encargados fuera de Colombia se realizan a países calificados por la Superintendencia de Industria y Comercio como de nivel adecuado de protección o con las demás garantías que exige el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

G. Asistencia y derechos de los titulares. GERENCIAL TIC S.A.S. garantiza a los titulares el ejercicio de sus derechos, tramita las consultas y reclamos que reciba directamente o los traslada al cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y actualiza, rectifica o suprime los datos que el cliente le indique dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

H. Incidentes. GERENCIAL TIC S.A.S. informa al cliente sin demora injustificada los incidentes de seguridad que afecten sus datos y coopera en su mitigación, conforme a la sección 15.

I. Prohibiciones. GERENCIAL TIC S.A.S. no usa los datos de la plataforma de WhatsApp para entrenar modelos de inteligencia artificial ni para fines propios.

J. Supresión o devolución. Al terminar la relación, GERENCIAL TIC S.A.S. devuelve o elimina los datos, a elección del cliente, en la forma y plazos de la sección 11, salvo lo que una obligación legal exija conservar.

K. Obligaciones del cliente como Responsable. Suministrar únicamente datos cuyo tratamiento esté autorizado, garantizar la base legal del tratamiento y la información a los titulares, comunicar oportunamente las novedades, rectificaciones y reclamos en trámite, y exigir a GERENCIAL TIC S.A.S. el cumplimiento de estas obligaciones.

7. Disponibilidad, soporte y niveles de servicio

El servicio se presta bajo un esquema de mejor esfuerzo, como obligación de medios y no de resultados, con las ventanas de mantenimiento informadas con anticipación. No respondemos por interrupciones atribuibles a Meta, a Telegram, a los proveedores de infraestructura, a los operadores de red, a la red o los sistemas del cliente, ni a fuerza mayor.

Las restricciones propias de cada canal, incluidas la ventana de servicio de veinticuatro horas, la aprobación de plantillas, los límites de envío y las calificaciones de calidad, son impuestas por el proveedor del canal y no por GERENCIAL TIC S.A.S..

Soporte. Opera en horario hábil colombiano, de lunes a viernes, por correo a administracion@gerencialtic.com o por el canal formal que indique la propuesta comercial. Los casos simples reciben respuesta objetivo dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Los casos complejos reciben acuse de recibo con un plazo estimado. Las incidencias que interrumpan el canal se atienden con prioridad y se informa su estado hasta resolverlas.

8. Propiedad intelectual

La plataforma, su código, sus agentes, sus modelos de configuración, sus interfaces y su documentación son propiedad de GERENCIAL TIC S.A.S. y se licencian al cliente de forma no exclusiva e intransferible mientras dure el contrato. Se prohíbe la ingeniería inversa, la copia y la creación de obras derivadas; esta obligación sobrevive diez (10) años a la terminación. Los datos, las conversaciones, las plantillas, la base de conocimiento suministrada y la marca del cliente son del cliente y le son devueltos o eliminados al terminar la relación, a su elección.

9. Confidencialidad

Cada parte mantiene en reserva la información no pública de la otra a la que acceda por razón del contrato, la usa solo para ejecutarlo y la protege con el cuidado que aplica a su propia información. Esta obligación subsiste cinco (5) años después de terminado el contrato, salvo la retención que exija la ley, y respecto de datos personales de forma indefinida.

10. Responsabilidad y fuerza mayor

• GERENCIAL TIC S.A.S. no responde por fallas de la red o de los sistemas del cliente ni por caídas o restricciones de los canales.
• GERENCIAL TIC S.A.S. no responde por lucro cesante, daños indirectos ni usos no autorizados de la plataforma por el cliente o sus usuarios autorizados.
• La responsabilidad total de GERENCIAL TIC S.A.S. frente al cliente por cualquier causa derivada del contrato se limita a lo menor entre (i) el valor pagado por el cliente a GERENCIAL TIC S.A.S. en los doce (12) meses anteriores al hecho que la origina y (ii) el equivalente en pesos colombianos a veinte mil dólares de los Estados Unidos (USD 20.000).
• Esta limitación no aplica a los daños causados por dolo o culpa grave, ni a lo que la ley no permita limitar.
• Ninguna de las partes responde por el incumplimiento causado por eventos fuera de su control razonable (fuerza mayor o caso fortuito), mientras duren y siempre que lo notifique a la otra sin demora.

El cliente mantiene indemne a GERENCIAL TIC S.A.S. frente a reclamaciones de terceros o de autoridades originadas en el contenido de sus mensajes, en la falta de autorización de los titulares o en el incumplimiento de las condiciones de Meta o de la ley aplicable.

11. Duración, renovación y terminación

El servicio está activo mientras exista una propuesta comercial vigente; los planes mensuales se renuevan automáticamente por periodos iguales salvo aviso en contrario.

Causas de terminación: mutuo acuerdo; preaviso escrito de cualquiera de las partes con treinta (30) días de anticipación, sin perjuicio de la permanencia mínima que pacte la propuesta comercial; retiro del producto por GERENCIAL TIC S.A.S. con seis (6) meses de aviso; disolución o liquidación de cualquiera de las partes; mora del cliente superior a treinta (30) días; incumplimiento de una obligación esencial no corregido dentro de los quince (15) días siguientes al requerimiento escrito.

Efectos: el cliente conserva su cuenta de WhatsApp Business y su número, y puede revocar nuestro acceso sin interrupción del canal. Las conversaciones y datos del cliente quedan disponibles para descarga durante los treinta (30) días siguientes a la terminación; las solicitudes de exportación en formato específico se atienden hasta treinta (30) días más y el cliente asume su costo. Vencido ese plazo, GERENCIAL TIC S.A.S. elimina los datos, salvo lo que una obligación legal exija conservar, y aplica la sección 6.

12. Modificaciones

GERENCIAL TIC S.A.S. puede modificar estos términos publicando la nueva versión en el sitio web y avisando al cliente por correo electrónico con al menos quince (15) días de anticipación. Si el cliente no acepta el cambio, puede terminar el contrato antes de la fecha de entrada en vigencia sin penalidad.

13. Cesión y subcontratación

El cliente no puede ceder el contrato ni sus derechos sin autorización escrita de GERENCIAL TIC S.A.S.. GERENCIAL TIC S.A.S. puede subcontratar componentes del servicio (infraestructura en la nube, canal, modelos de lenguaje, soporte) manteniendo su responsabilidad frente al cliente y las obligaciones de la sección 6. La cesión del contrato por reorganización empresarial de GERENCIAL TIC S.A.S. se notifica al cliente, quien puede declinar la renovación.

14. Deber de advertencia

Cualquiera de las partes debe comunicar a la otra, de inmediato y por escrito, los riesgos conocidos de incumplimiento, de uso indebido de la plataforma o de los canales, o de afectación de la calificación de calidad del número.

15. Incidentes de seguridad y notificaciones

GERENCIAL TIC S.A.S. notifica al cliente, sin demora injustificada, los incidentes que comprometan datos personales o la seguridad de su cuenta, y coopera en su investigación y mitigación. El cliente, como Responsable, reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares cuando corresponda, dentro de los plazos legales; GERENCIAL TIC S.A.S. reporta directamente cuando la ley se lo exija como Encargado.

Las comunicaciones entre las partes se envían por correo electrónico: a GERENCIAL TIC S.A.S. en administracion@gerencialtic.com; al cliente en el correo registrado en su cuenta.

16. Divisibilidad

La nulidad o ineficacia de una cláusula no afecta a las demás; la cláusula afectada se interpreta o sustituye de modo que preserve su objeto dentro de los límites legales.

17. Ley aplicable y controversias

Estos términos se rigen por la ley colombiana. Las partes intentarán resolver directamente cualquier controversia dentro de los treinta (30) días siguientes a la notificación escrita de una de ellas. De no lograrlo, acudirán a los jueces competentes de la República de Colombia, salvo que acuerden por escrito un mecanismo alternativo de solución de conflictos.

18. Contacto

GERENCIAL TIC S.A.S. — administracion@gerencialtic.com — CR 10 53 80 AP 501, Bogotá, D.C., Colombia.