Política de Tratamiento de Datos Personales

Responsable del tratamiento: GERENCIAL TIC S.A.S., NIT 900.771.980-5
Domicilio: Bogotá, D.C., Colombia
Dirección: CR 10 53 80 AP 501
Correo electrónico: administracion@gerencialtic.com
Teléfono: +57 313 831 6955
Área responsable de consultas y reclamos: Área de Protección de Datos Personales de GERENCIAL TIC S.A.S.
Fecha de entrada en vigencia: 22 de octubre de 2026
Última actualización: 22 de octubre de 2026

1. Alcance y marco legal

Esta política rige el tratamiento de datos personales que realiza GERENCIAL TIC S.A.S. a través de su sitio web, de su plataforma de agentes conversacionales y de los canales de mensajería que integra, en particular WhatsApp Business Platform y Telegram.

Se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, del Decreto 1074 de 2015 (capítulo 25 del título 2 de la parte 2 del libro 2, que compila el Decreto 1377 de 2013) y de las demás normas que los modifiquen o complementen. Aplica a todo titular cuyos datos sean tratados por GERENCIAL TIC S.A.S., sea como Responsable o como Encargado del tratamiento.

2. Nuestros roles

GERENCIAL TIC S.A.S. actúa en dos calidades distintas, con deberes distintos:

• Responsable del tratamiento respecto de los datos de sus clientes empresariales, de las personas de contacto de esos clientes, de los visitantes de su sitio web y de quienes le escriben directamente a sus propios canales.
• Encargado del tratamiento respecto de los datos de los usuarios finales que conversan con un cliente empresarial a través de la plataforma. En ese caso el Responsable es el cliente empresarial titular de la cuenta de WhatsApp Business o del canal con el que el usuario conversa, y GERENCIAL TIC S.A.S. trata los datos únicamente por cuenta de ese cliente, siguiendo sus instrucciones y su propia política de tratamiento.

Cuando concurran ambas calidades, cumplimos los deberes previstos para cada una (artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012).

3. Datos que tratamos

Como Responsable, de nuestros clientes empresariales y sus contactos: razón social, NIT, nombre, cargo, correo electrónico y teléfono de las personas de contacto, información de facturación y de pago, y los identificadores técnicos de integración de la cuenta.

**Como Responsable, de los usuarios autorizados de nuestros clientes (quienes operan la plataforma):** nombre, correo electrónico, contraseña almacenada únicamente como hash criptográfico, registro de aceptación de estos documentos (fecha, hora y versión) como prueba de la autorización, y metadatos técnicos (dirección IP, agente de usuario y registros de acceso) con fines de seguridad y prevención de abuso.

Como Responsable, de quienes visitan el sitio web o nos escriben: el sitio web es estático y no usa cookies de seguimiento ni herramientas de analítica. Si una persona nos escribe a nuestros correos o canales, tratamos los datos que ella misma incluye en el mensaje.

Como Encargado, de los usuarios finales que conversan con nuestros clientes: número telefónico, nombre de perfil, contenido de los mensajes intercambiados (texto, archivos y mensajes de voz que el usuario envíe), metadatos de entrega y lectura, y los datos que el usuario suministre voluntariamente durante la conversación.

Datos obtenidos a través de las plataformas de Meta: al conectar su cuenta mediante el registro insertado de Meta, recibimos identificadores de la cuenta de WhatsApp Business, del número telefónico y del portafolio comercial del cliente, así como credenciales de acceso limitadas a los permisos que el cliente concede. Esos datos se usan exclusivamente para operar el servicio contratado, no se venden ni se ceden, y se eliminan cuando el cliente revoca el acceso o a su solicitud, conforme a los términos de la plataforma de Meta.

4. Finalidades

• Prestar el servicio de mensajería y atención automatizada contratado por nuestros clientes: recibir, enrutar, responder y dar continuidad a las conversaciones.
• Integrar la información de las conversaciones con los sistemas de gestión del cliente empresarial, según lo configure el cliente.
• Gestionar la relación comercial con los clientes: cotizar, contratar, facturar, cobrar y dar soporte.
• Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y los requerimientos de autoridades competentes.
• Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir el fraude y el abuso, y atender incidentes.
• Medir y mejorar la calidad del servicio mediante métricas agregadas que no identifican a personas.

No vendemos datos personales. No los usamos para publicidad de terceros ni para elaborar perfiles con fines distintos de los anteriores. No usamos el contenido de las conversaciones de WhatsApp para entrenar modelos de inteligencia artificial.

5. Autorización

Como Responsable, solicitamos la autorización previa, expresa e informada del titular a más tardar en el momento de recolectar sus datos, por un medio que pueda ser consultado después: por escrito, de forma verbal o mediante conductas inequívocas del titular. El silencio nunca se interpreta como autorización. Para los usuarios autorizados de la plataforma, la autorización se obtiene al crear la cuenta o al aceptar electrónicamente esta política y los términos, y queda registrada con fecha, hora y versión aceptada. Conservamos prueba de la autorización y la entregamos al titular cuando la solicite.

Como Encargado, no recolectamos la autorización de los usuarios finales: esa obligación es del cliente empresarial, quien debe obtenerla y conservarla antes de iniciar conversaciones y, en todo caso, antes de enviar mensajes no solicitados. Si el cliente nos pide verificar el consentimiento al inicio de una conversación, lo hacemos siguiendo sus instrucciones.

No se requiere autorización cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, para fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por la ley, o cuando se trate de datos del Registro Civil.

6. Datos sensibles y datos de menores de edad

No solicitamos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, vida sexual, datos biométricos, entre otros). Responder a cualquier pregunta que verse sobre datos sensibles es facultativo. Si un usuario los incluye por su cuenta en un mensaje, se tratan bajo las mismas medidas de seguridad, no se usan para ninguna finalidad adicional y se eliminan en cuanto dejan de ser necesarios para atender la conversación.

Nuestros servicios se dirigen a personas mayores de edad. Solo tratamos datos de niños, niñas y adolescentes cuando sean de naturaleza pública o cuando el tratamiento responda a su interés superior, respete sus derechos fundamentales y cuente con la autorización de su representante legal, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015. Responder a preguntas sobre datos de menores es facultativo.

7. Tratamiento automatizado e inteligencia artificial

Las conversaciones pueden ser atendidas por agentes automatizados que usan modelos de lenguaje para interpretar los mensajes y redactar respuestas. El cliente empresarial define cuándo interviene una persona y el usuario puede pedir en cualquier momento ser atendido por una persona. El contenido de las conversaciones no se usa para entrenar esos modelos. Ninguna decisión con efectos jurídicos sobre el usuario se toma únicamente de forma automatizada sin posibilidad de revisión humana.

8. Encargados, proveedores y circulación internacional

Para operar el servicio, los datos circulan por la infraestructura de los siguientes terceros, cada uno bajo contrato y limitado a la finalidad descrita:

• Meta Platforms, Inc. (Estados Unidos): opera WhatsApp Business Platform. Los mensajes transitan necesariamente por su infraestructura. Meta trata esos datos conforme a sus condiciones para WhatsApp Business Platform, en las que actúa como Encargado respecto del cliente empresarial, y conforme a su propia política de privacidad.
• Telegram Messenger Inc., cuando el cliente use ese canal.
• Hostinger (proveedor de infraestructura en la nube), con servidores ubicados en Estados Unidos, que aloja la plataforma y el sitio web.
• Supabase, Inc. (Estados Unidos): aloja la base de datos de la plataforma y el servicio de autenticación de los clientes empresariales.
• OpenRouter, Inc. (Estados Unidos), cuando el cliente active la atención automatizada: recibe el contenido de los mensajes solo para generar la respuesta a través de los proveedores de modelos de lenguaje que enruta, y no lo conserva para otros fines.

Las transmisiones de datos a estos Encargados se realizan al amparo de contratos que cumplen el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 y, por tanto, no requieren autorización adicional del titular (artículo 2.2.2.25.5.1). Cuando los datos salen de Colombia, se envían a países calificados por la Superintendencia de Industria y Comercio como de nivel adecuado de protección, entre ellos Estados Unidos y los Estados miembros de la Unión Europea, o bien con la autorización expresa del titular o en ejecución del contrato con el titular (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012).

9. Derechos de los titulares

Todo titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a GERENCIAL TIC S.A.S. o frente al cliente empresarial Responsable.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Pueden ejercer estos derechos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes; su representante o apoderado; y quien actúe por estipulación a favor de otro. Los derechos de los menores de edad los ejercen sus representantes legales.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

Canal: correo electrónico a administracion@gerencialtic.com, o comunicación escrita a la dirección indicada al inicio. El Área de Protección de Datos Personales atiende las solicitudes.

Consultas. Se responden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informa al titular el motivo y la fecha de respuesta, que no supera los cinco (5) días hábiles siguientes.

Reclamos. La solicitud debe incluir la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer. Si está incompleta, pedimos completarla dentro de los cinco (5) días siguientes; pasados dos (2) meses sin respuesta se entiende desistido. Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a recibir el reclamo completo marcamos el dato con la leyenda "reclamo en trámite" hasta decidirlo. El reclamo se resuelve en máximo quince (15) días hábiles; si no es posible, informamos el motivo y la nueva fecha, que no supera los ocho (8) días hábiles siguientes.

Cuando actuamos como Encargado. Si la solicitud se refiere a datos cuyo Responsable es un cliente empresarial, la trasladamos a ese cliente dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informamos al titular, sin perjuicio de atender directamente lo que esté a nuestro alcance.

11. Eliminación de datos y baja del canal

Baja de un canal de mensajería. El usuario puede dejar de recibir mensajes de un cliente empresarial respondiendo BAJA en la misma conversación, en cualquier momento. La solicitud se registra de inmediato y el cliente deja de enviarle mensajes por ese canal.

Eliminación de datos personales. Cualquier persona puede solicitar la eliminación de sus datos escribiendo a administracion@gerencialtic.com con el asunto "Eliminación de datos", indicando el número telefónico o correo con el que se identificó y, si aplica, el nombre de la empresa con la que conversó. Confirmamos la recepción, ejecutamos la eliminación o la trasladamos al cliente Responsable en los plazos de la sección 10, y notificamos al solicitante cuando se complete. Conservamos únicamente lo que una obligación legal nos exija mantener, bloqueado para cualquier otro uso.

Clientes empresariales. Al revocar el acceso de GERENCIAL TIC S.A.S. a su cuenta de WhatsApp Business desde la configuración de su portafolio de Meta, o al terminar el contrato, eliminamos los datos obtenidos a través de las plataformas de Meta y devolvemos o eliminamos las conversaciones, a elección del cliente, dentro de los treinta (30) días siguientes.

12. Conservación y vigencia de las bases de datos

Las bases de datos que tratamos como Encargado existen mientras esté vigente el contrato con el cliente empresarial Responsable. A su terminación, los datos se devuelven o eliminan según la sección 11.

Las bases de datos que tratamos como Responsable (clientes, contactos y facturación) se conservan mientras dure la relación comercial y, después, durante el término que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables, que para los libros y papeles del comerciante es de diez (10) años. Vencido ese término los datos se eliminan o se anonimizan.

Los registros técnicos de operación (bitácoras de entrega y de seguridad) se conservan por un máximo de doce (12) meses.

13. Seguridad e incidentes

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales al riesgo: cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso por rol con el principio de mínimo privilegio, registro de eventos y auditorías, y almacenamiento de credenciales en gestores de secretos. Ningún token de acceso de cliente se expone al navegador ni se escribe en registros. Tratamos solo los datos estrictamente necesarios para cada finalidad. El cliente empresarial implementa sus propios controles internos y custodia sus credenciales.

Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo informamos al cliente empresarial Responsable sin demora injustificada y cooperamos en su investigación y mitigación. El cliente, como Responsable, reporta a la Superintendencia de Industria y Comercio y a los titulares cuando corresponda, dentro de los plazos legales; nosotros reportamos directamente cuando la ley nos lo exija como Encargado.

14. Solicitudes de autoridades

Las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales y los jueces pueden requerirnos datos personales sin autorización del titular (artículo 10, literal a, de la Ley 1581 de 2012; sección 5 de esta política). Esa excepción no exime a la autoridad ni a nosotros de respetar los principios del tratamiento, en particular los de finalidad y necesidad. Toda solicitud de ese tipo, incluidas las que invoquen normas de inteligencia o seguridad nacional, se tramita así:

• Revisión de legalidad. Antes de entregar cualquier dato verificamos que la solicitud conste por escrito, provenga de una autoridad competente, identifique al funcionario que la suscribe, cite la norma que la faculta y la finalidad del requerimiento, y se refiera a personas, datos y periodos determinados. Ninguna persona de GERENCIAL TIC S.A.S. entrega datos por una solicitud verbal, por un mensaje sin firma o por un canal distinto al correo o la dirección registrados.
• Impugnación. Si la solicitud carece de fundamento legal, proviene de quien no es competente, es genérica o desproporcionada, la rechazamos por escrito con la razón, pedimos que se subsane o acudimos a los recursos y acciones que la ley permite. Mientras tanto no entregamos los datos, salvo que exista orden judicial en firme.
• Minimización. Entregamos solo los datos estrictamente necesarios para atender el requerimiento, de las personas y periodos señalados en él, por un medio seguro. Nunca concedemos acceso general a bases de datos, cuentas o conversaciones, ni credenciales de la plataforma.
• Registro. Documentamos cada solicitud con la fecha de recepción, la autoridad y el funcionario, la norma invocada, los datos pedidos, el análisis de legalidad, la decisión y su fundamento, los datos entregados y la fecha de respuesta. El registro se conserva al menos cinco (5) años y está disponible para el cliente Responsable y para la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Aviso al Responsable. Cuando la solicitud recaiga sobre datos que tratamos como Encargado, informamos al cliente Responsable antes de responder, salvo prohibición legal expresa, y seguimos sus instrucciones legítimas. Si la autoridad dirige el requerimiento al cliente, le prestamos la asistencia técnica necesaria para atenderlo.

Las solicitudes de los titulares sobre sus propios datos no siguen este procedimiento sino el de la sección 10.

15. Cambios a esta política

Esta política rige desde 22 de octubre de 2026. Cualquier cambio sustancial, en particular sobre la identidad del Responsable o las finalidades del tratamiento, se comunica a los titulares antes de implementarlo, mediante publicación en el sitio web y aviso a los clientes empresariales. Cuando el cambio afecte la finalidad del tratamiento, solicitamos una nueva autorización.

16. Aviso de privacidad para canales de mensajería

Los clientes empresariales pueden usar el siguiente texto al iniciar una conversación o al solicitar el consentimiento del usuario:

"Sus datos (número, nombre y contenido de la conversación) son tratados por [nombre del cliente], responsable del tratamiento, con el apoyo de GERENCIAL TIC S.A.S. como encargado, para atender su solicitud y dar continuidad a la conversación. Puede conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos y revocar su autorización escribiendo a [correo del cliente]. Responda BAJA para dejar de recibir mensajes. Política completa en gerencialtic.com/privacidad."